< späť na výpis blogov

Ako písať Emaily

04.07.2016 | 21:28

Tak ako je vizitkou našej komunikácie v reálnom svete vystupovanie, vzhľad, intonácia atď., tak vo svete informačných technológií je vizitkou Vášho jednania práve forma a štylizácia Vášho e-mailu.

Často sa nám stáva že po prečítaní niektorých e-mailov od zákazníkov máme problém pochopiť čo zákazník presne vyžaduje. Preto som sa rozhodol, že dnešný blog venujem práve písaniu správnej formy emailov, ktoré budú Vás a Vašu firmu reprezentovať v tom najlepšom možnom svetle.

Hlavným aspektom na, ktorý treba pri písaní emailov pamätať je, že email by mal byť stručný, vecný, gramaticky správny a písaný v pozitívnom duchu. Dôležité je taktiež rozmýšľať čo vlastne píšeme. Nepísať maily v zhone na telefóne a niekoľko krát si daný text po sebe prečítať, prípadne opraviť štylistické chyby, aby sme predišli nedorozumeniu.

Poďme teda na to a prejdime si bod po bode všetky zásady správneho písania emailu.

Gramatika

Povedzme si na rovinu slovenčina nie je jednoduchý jazyk, moje diktáty zo školy by vedeli rozprávať svoje. Avšak ak chceme pôsobiť seriózne a profesionálne, gramatické chyby nemajú v e-mailoch čo hľadať. Každý sa môže raz za čas pomýliť, ale nemalo by to byť dennou rutinou so slovami "to je jedno, aj tak si to nikto nevšimne".

Oslovenie

Za pozdravením a oslovením vždy píšeme čiarku. Text v druhom riadku začína malým písmenom, pretože tvorí jednu vetu spoločne s oslovením. Medzi oslovenie a text emailu sa vkladá prázdny riadok, pre priehľadnosť e-mailu.

Stručnosť

Je lepšie písať vety jednoducho ako zaťažovať ľudí rozsiahlym textom. Pozornosť čitateľa sa navyše pri dlhších textoch výrazne znižuje a tak efekt predania podstatnej informácie bude oveľa menší. Email musí byť stručný a vždy by mal obsahovať predmet správy, tak aby čitateľ mohol rýchlejšie identifikovať obsah emailu.

Správne oslovovanie

Tykať či vykať ? To je otázka ! V osobnej komunikácii je samozrejmosťou tykanie, avšak v komunikácií so zákazníkom alebo obchodným partnerom by malo aspoň zo začiatku Vašej komunikácie mať svoje miesto vykanie. Pôsobí úctivo, nikoho neurazí a takisto vzbudzuje dojem profesionality.

Kedy písať zámená ty, tvoj, vy, Váš s veľkým písmenom a kedy naopak s malým písmenom na začiatku slova?

Veľké začiatočné písmeno píšeme na znak úcty v písomnom styku v tvaroch zámen Vy, Váš, Ty, Tvoj (Ahoj, Simonka, pozdravujem Ťa z Milána…; Vážený pán Jakubec, odpovedáme na Váš e-mail…; Vážení klienti, obraciame sa na Vás…). Platí to pri oslovení jedného, ale aj viacerých ľudí.

Správne vykanie : Boli ste spokojný s našimi službami ?

Nesprávne vykanie : Bol ste spokojný s našimi službami ?

Diakritika

Môj názor je, že v obchodnej a pracovnej komunikácií by sme na ňu mali dbať a dodržiavať všetky zásady pravopisu. Dodáva nám to na vážnosti a serióznosti. Na druhej strane v komunikácií osobnej či už s priateľmi alebo rodinou, šetrím čas aj energiu a diakritiku používam skôr výnimočne.

Záver

Zdvorilostné ukončenie na konci emailu je znakom slušnosti a serióznosti.

Za vetou dávame bodku, ak napríklad ukončujeme takýmto spôsobom:

Teším sa na našu ďalšiu spoluprácu.

Ak použijeme len formulku "S pozdravom", bodku ani čiarku za ňu nebudeme písať.

Príklad: S pozdravom Peter Krajný

Automatický podpis :

Veľmi praktické a výhodné predovšetkým z časového hľadiska, je používanie automatického podpisu, do ktorého môžete vložiť čokoľvek. My v Arthas vkladáme do automatického podpisu meno, pracovnú pozíciu, telefónny kontakt , odkaz na webovú stránku a mnoho ďalších dôležitých informácií, ktoré zabránia neskoršiemu e-mailovaniu zo strany klienta pri zisťovaní práve týchto informácií.

E-mailová komunikácia nebude nikdy tak prospešná ako tá osobná. Napriek tomu je email dobrým prostriedkom k výmene informácií. Keď sa budete snažiť písať správne po štylistickej aj gramatickej stránke, ľudia si to určite všimnú, ocenia to a často Vám to oplatia milým a pozitívnym prístupom.

Viktor